Industri Event & MICE (Meeting, Incentive, Convention and Exhibition) sampai saat ini tidak pernah ada habisnya. Hanya saja mulai mengalami pergeseran dan penyesuaian di masa pandemi yang biasanya bersifat langsung tatap muka menjadi virtual atau online. Namun, lambat laun, dengan kondisi yang ada saat ini, sudah mulai berjalan kegiatan yang bersifat hybrid bahkan kemungkinan akan mulai kembali normal.
Dilansir dari postingan Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, dalam acara Bincang-Bincang Industri Event dan MICE, Menparekraf Sandiaga Uno menyatakan komitmennya untuk bergerak cepat dalam proses implementasi protokol kesehatan CHSE untuk industri event dan MICE.
Protokol CHSE (Cleanliness, Health, Safety, and Environmental Sustainability) yang selanjutnya disebut Panduan Pelaksanaan Kebersihan, Kesehatan, Keselamatan, dan Kelestarian Lingkungan ini merupakan strategi Kemenparekraf untuk menggerakkan kembali perekonomian masyarakat yang berkecimpung di sektor pariwisata dan ekonomi kreatif, seperti lingkungan dengan daya tarik wisata, homestay/pondok wisata, hotel, MICE, event, restoran/rumah makan, wisata arung jeram, golf dan wisata selam.
Kali ini, Goers akan coba kulik terkait penyelenggaraan event. Dalam menjalankan aktivitas yang kembali normal, protokol CHSE harus diterapkan oleh para pihak terkait, yaitu penyelenggara event, pekerja, pengunjung, pengisi acara, vendor, tenant, pengelola venue, asosiasi dan pemerintah daerah. Tujuan dari protokol ini sendiri tidak lain dan tidak bukan adalah untuk terlaksananya penyelenggaraan event dengan bersih, sehat, aman, dan ramah lingkungan pada masa pandemi COVID-19.
Hal yang perlu diperhatikan jika kamu ingin membuat event offline saat ini harus mengetahui alurnya, yaitu pre event, on event dan post event.
Masing-masing alur memanfaatkan teknologi digitalisasi untuk meminimalisir kontak para pihak yang ada di lapangan. Beberapa diantaranya yaitu:
Sistem Registrasi dan Ticketing
Dikutip dari buku panduan penyelenggaraan event dengan protokol CHSE Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, sistem registrasi dan pembelian tiket disarankan berbasis online. Begitu pula dengan pembayaran, yaitu memakai sistem non tunai (cashless). Selain itu, saat membeli tiket atau melakukan registrasi diharapkan untuk mengisi data diri berupa nama, nomor KTP/SIM/Paspor, alamat, surat elektronik dan nomor telepon.
Calon pengunjung yang telah melakukan pemesan tiket dan mengisi form self assessment risiko COVID-19 secara online akan mengetahui hasilnya, apakah mereka bisa tetap hadir dalam event atau tidak diperkenankan.
Selain itu, satu tiket hanya berlaku untuk satu nama pengguna karena semua data diri dan kondisi kesehatan akan direkam. Jadi, kamu harus daftar sendiri untuk mencegah adanya calo, kebocoran tiket dan pastinya keamanan serta kenyamanan bersama saat penyelenggaraan event.
Untuk tiket tidak berbayar bagi tamu, VIP, pers/media dan sponsor, disarankan melakukan registrasi juga secara online dan pendistribusian tiket masuk menggunakan RSVP/undangan.
Pengelolaan Pengunjung (Crowd Management)
Untuk mengelola pengunjung saat event berlangsung, penyelenggara harus memastikan jumlah pengunjung yang masuk sudah sesuai dengan kapasitas yang diizinkan. Selain itu, untuk mencegah terjadinya kerumunan, perlu adanya denah lokasi, rambu petunjuk arah serta rambu peringatan untuk senantiasa menjaga jarak minimal 1 (satu) meter. Selain itu, baiknya perlu ada tim khusus yang bertugas memastikan protokol CHSE di lokasi event dijalankan oleh semua pihak.
Nah, buat kamu para event creator yang mau ambil kesempatan ini untuk kembali membuat event secara offline bisa banget nih. Jika dirasa agak lebih “ribet” dari penyelenggaraan event seperti biasanya, ya gapapalah ya. Yang penting semuanya tetap berjalan dengan aman, nyaman dan bertanggung jawab.
Sebenernya, kamu gak perlu pusing mikirin ribetnya karena ada Goers Experience Manager yang bisa bantu kamu menyelenggarakan event secara offline, pastinya sesuai dengan protokol yang berlaku.
Kenapa sih harus Goers?
Goers itu memiliki sistem modern yang sudah terintegrasi, mulai dari pengaturan event, ticketing, beragam metode pembayaran, pengelolaan pengunjung, laporan dan analytics secara real-time, proses settlement yang cepat dan mudah, slot promosi di berbagai platform, layanan customer service serta layanan tambahan lainnya yang pastinya membuat kamu lebih mudah dalam menyelenggarakan event kamu.
Oiya, untuk sistem ticketing itu sendiri, Goers Experience Manager juga menawarkan kebutuhan pendistribusian tiket khusus dalam sebuah event, seperti undangan, tamu VIP dan lainnya. Jadi, kamu gak perlu repot dan bingung memisahkan jenis tiket untuk event kamu karena semuanya bisa diatur dengan mudah bersama Goers.
Lengkap banget kan? Yuk #MulaiBersamaGoers untuk event experience yang tetap berkesan di masa pandemi.
